报文清单是用来记录和核对商标申请文件数量的文档，通常由商标代理机构在向商标局提交纸质申请文件时使用。下面是填写报文清单的一般步骤和注意事项：

报文清单填写步骤：

1.准备清单：在正式填写之前，准备好所有需要提交的纸质申请文件。

2.列出文件：在清单上列出所有需要提交的文件类型及其份数。例如：商标注册申请书、委托书、营业执照复印件等。

3.填写基本信息：包括商标代理机构的名称、联系方式、地址等信息。根据具体情况填写申请人的名称、商标名称等信息。

4.文件数量：对每种类型的文件明确标注数量，确保清单上的数量与实际提交的文件数量相符。

5.核对信息：仔细核对清单上的信息，确保没有遗漏或错误。特别注意核对申请人信息、商标信息、文件数量等关键数据。

6.签名盖章：在清单上指定的位置签名，并加盖商标代理机构的公章。这一步骤非常重要，因为它是确认文件真实性的依据之一。

7.提交清单：将填写好的清单与申请文件一起提交给商标局。

注意事项：

1.清晰可读：确保填写的内容清晰可读，避免因字迹模糊导致的信息错误。

2.准确性：确保清单上的信息准确无误，与实际提交的文件一致。

3.更新信息：如果有任何更改，确保及时更新清单，以免产生混淆。

4.附加说明：如有特殊情况或需要特别说明的地方，可以在清单上附加说明。

请记住，不同的商标局或地区可能有不同的具体要求，因此在填写报文清单前，最好查阅当地商标局的具体指导文件或直接咨询商标局以获得最准确的信息。